Cómo organizar un evento o un espectáculo, la guía básica

Cómo organizar un evento

Para muchas personas que tienen un negocio lo bastante grande, a veces es complicado organizar eventos. Sin embargo, los pasos a seguir no son más que una línea que tiene un fin. Ese mismo fin se marca con el inicio del evento que ya estaba programado. Es decir, la línea que seguimos son pasos previos antes de su fin (comienzo del evento).

Te diremos, además, qué hacer, cuándo, cómo y con quiénes organizar tu programación. Comencemos por lo más básico y principal de la organización: identificar el objetivo o meta. Si realmente quieres que tu evento sea exitoso, debes comenzar a analizar los gustos de tu invitado. De hecho, hacer un mapa mental podría ayudar. Así descubrirás su forma de pensar y la forma en la que quiere ser tratado.

Pregúntate si lo que buscas es educar, agradecer, atraer clientes o capacitarlos. De esta manera ya tienes la base fundamental de todo evento que es el objetivo. Luego sigue con el próximo: identificar clientes objetivos. Allí ubicarás a la lista de invitados con los que quieres conectar. Ya sea un negocio u otro tipo evento, deberás hacerlo, así motivarás tus ideas a esparcirse rápidamente. Puedes también contratar una empresa de gestión de espectáculos para hacer todo más fácil. De esa manera toda creatividad y logística será por su parte. Existen cientos de preferencias para que elijas la empresa que mejor se adapte a tus necesidades.

El lugar, momento y presupuesto adecuado

La hora y el lugar tendrán un impacto importante para tu evento. Mira las opciones de lugares que tienes basándote en los gustos de tus invitados. El espacio debe ser iluminado, con aparcamiento y fácil accesibilidad. El lugar, además, debe ser compatible con tu marca, negocio u objetivo.

Si no te adhieres a un presupuesto, los costos suelen salirse de control. Por otra parte, si quieres ganar dinero con la venta de entradas o productos, añade cifras aproximadas en el presupuesto. De esta manera compensarás los costos y obtendrás, además una pequeña pero significativa ganancia.

Planificación final, evento listo

Ten en cuenta que todos tus invitados deben tener una primera experiencia en algo. Queremos decir que, ¿Qué experiencia quieres darles a tus clientes? Pueden ser: demostraciones en público, comidas, bebidas, concursos, cursos, talleres, etc. La creatividad tiene que estar de tu lado esta vez, sin ella no llegarás a ningún lado. Las preferencias de los invitados puedes preguntarlas con anterioridad por algún formulario online (no es obligatorio).

Ya cuando tengas todo listo, no olvides promover tu evento. Hay un porcentaje considerable de personas que no asistirán debido a causas diversas. Por ello deberás crear un plan de marketing para atraer gente. Este tipo de promoción puedes hacerlas también a través de redes sociales como Instagram, Facebook, LinkedIn o Twitter. Las opciones son muchas, depende de ti de como quieras difundir tu evento.

Al final todo será como lo planeaste, objetivos definidos, pensar en tu evento, conseguir todo lo necesario. Y, finalmente, enviar las respectivas invitaciones y disfrutarlo. La línea que tanto te costaba trazar, ahora tiene su punto final.

 

 

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